FUNCIONES: BUSCARH y BUSCARV

FUNCIONES: BUSCARH y BUSCARV

Existen el excel dos funciones de gran utilidad como lo son : BUSCARH y BUSCARV , las mismas que nos sirven para buscar un valor determinado dentro de un rango definido.

La función BUSCARV se utiliza cuando los valores están ordenados de forma vertical, y cuando están organizados de forma horizontal, se utiliza la función BUSCARH. Las dos funcionan de la misma forma, con los mismos criterios.

BUSCARV :

Supongamos la siguiente base de datos:

Supongamos ahora que necesitamos extraer cuántos días trabajó (X) PERSONA. En la celda en la que necesitemos colocar los días trabajados por el empleado, ingresamos la siguiente fórmula:

=BUSCARV(E2;A2:C17;3;0)

En la Celda E2 está el valor a buscar, en este caso (X) PERSONA. La base de datos en la que se ha de buscar ese valor, está en el rango A2:C17. El valor que nos interesa está tres celdas a la derecha al valor referencia, contándose así mismo, y por eso el número 3 en la fórmula.

Este último punto es importante. Vemos que la base de datos está en las columnas A, B y C. Como los días trabajados, que es el dato que nos interesa hallar, se encuentra en la columna C, se coloca 3. Si estuviera en la columna B, se colocaría 2. 1 corresponde a la columna en la que se encuentre el valor referencia a buscar que en este caso es A. Si el valor estuviera en la columna D, se colocaría , etc.

Importante aclarar que no se pueden colocar posiciones a la izquierda del valor referencia. Por ejemplo. Si el valor referencia está en la columna C, no se puede pretender buscar el valor correspondiente ubicado en la columna A, puesto que se encuentra a la izquierda, lo que equivaldría colocar en la fórmula -3.

BUSCARH

Supongamos la siguiente base de datos:

Supongamos que necesitamos traer el saldo de la cuenta 1305. En la celda donde necesitemos ese valor colocamos la siguiente fórmula:

=BUSCARH(J1;A1:E2;2;0)

En la celda J1 se coloca el valor que queremos traer, en este caso 1305. A1:E2 corresponde al rango que contienen todos los datos. 2, es la posición en la que se encuentra el valor a buscar respecto al valor referencia (El valor a buscar es el saldo de la cuenta 1305, y su saldo está en la posición 2 hacia abajo o sea en la fila 2).

Igual que en la FUNCIÓN BUSCARV, en la función BUSCARH no se puede buscar un valor ubicado arriba del valor referencia, pues habría que colocar un valor negativo no aceptado por la función.

Auditoria de las Formulas en Excel

Auditoria de las Formulas en Excel

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información.

Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo. A continuación te daré a conocer algunas de las formulas mas útiles de Excel:

1. Constantes y Referencias de Celda:

   
   
   Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calculará el resultado.  En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números:

   

   Estos números son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula siempre regresará el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los números. Sin embargo una de las ventajas más grandes al utilizar fórmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.

   REFERENCIAS DE CELDA EN FÓRMULAS

   Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras fórmulas. Considera el siguiente ejemplo

   

   La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crearé la siguiente fórmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendré el resultado de la operación:

   

   La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una fórmula con referencias de celda dependerá del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la fórmula también será actualizado.

   Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá dos actualizaciones en la hoja de cálculo. En primer lugar se actualizará el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la fórmula de la celda D2 también será actualizado.

   

   Observa que el resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes.

   De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras fórmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la fórmula.

2. REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS

   Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.
   Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias relativas, así que hoy dedicaremos algún tiempo a conocer las diferencias entre ambos tipos de referencias.

   REFERENCIAS RELATIVAS EN EXCEL

   Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.
   Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.
   =A1*2
   Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una letra y un número sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha fórmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.
   
   Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de copiarlas hacia otra celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de referencias guarda una relación con la fila y la columna en la que se encuentra así que, al momento de copiar la fórmula, las referencias relativas serán modificadas por Excel de manera automática.
   La siguiente imagen muestra el resultado después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B representa la multiplicación de los valores de la columna A por 2. La fórmula de la celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tenía la fórmula original.
3. 
   

Creación Básica de Datos

Creación Básica de Datos

Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante, debe especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones de Office Fluent (ficha Insertar, grupo Gráficos).

1.  Datos de la hoja de cálculo
2.  Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo

Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de forma elocuente. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (gráfico de columnas o circular) y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un gráfico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo.

Agregar y Quitar serie de Datos.

Agregar y Quitar serie de Datos.

1. En la hoja de cálculo que contenga los datos del gráfico, en las celdas directamente junto a o por debajo de los datos de origen existentes para el gráfico, escriba la nueva serie de datos que desea agregar.
   En este ejemplo, tenemos un gráfico que muestra datos de ventas trimestrales 2013 y 2014 y nos hemos agregado una nueva serie de datos a la hoja de cálculo de 2015. Tenga en cuenta que el gráfico no muestra aún la serie de datos de 2015.
   
2. Haga clic en cualquier parte del gráfico.
   Los datos de origen muestra actualmente seleccionados en la hoja de cálculo con controladores de tamaño.
   Puede ver que no está seleccionada la serie de datos de 2015.
   
3. En la hoja de cálculo, arrastre los controladores de tamaño para incluir los nuevos datos.
   
   El gráfico se actualiza automáticamente y muestra la nueva serie de datos que ha agregado.
   

Ordenar Datos en Excel.

Ordenar Datos en Excel.

Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

Cuando se vuelve a aplicar una ordenación, pueden aparecer resultados distintos por las razones siguientes:

• Se han agregado, modificado o eliminado datos del rango de celdas o de la columna de tabla.
• Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

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ORDENAR TEXTOS:

1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.
   • Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en  Ordenar de A a Z.
   • Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en  Ordenar de Z a A.
3. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.
   Ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas
   1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Ordenar.
      
   2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
   3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.
   4. Haga clic dos veces en Aceptar.
4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Problema: comprobar si todos los datos se almacenan como texto    Si la columna que quiere ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, tendrá que aplicar formato de texto a todos. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la pestaña Número y, después, en Categoría, haga clic en Texto.

Problema: eliminar espacios iniciales    En algunos casos, los datos importados desde otra aplicación pueden tener insertados espacios iniciales. Antes de ordenar los datos, elimine estos espacios.

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Ordenar Numeros: 

1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
• Para ordenar de números de menor a mayor, haga clic en  Ordenar de menor a mayor.
• Para ordenar de números de mayor a menor, haga clic en  Ordenar de mayor a menor.

Ordenar Fechas u horas:

1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
3. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
   • Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en  Ordenar de más antiguo a más reciente.
   • Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en  Ordenar de más reciente a más antiguo.
4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Filtrar Datos en Excel.

Filtrar Datos en Excel.

En los datos filtrados solo se muestran las filas que cumplen los criterio que haya especificado y se ocultan las filas que no quiere ver. Después de filtrar los datos, puede copiar, buscar, editar, aplicar formato, representar con gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlos ni moverlos.

También puede filtrar por más de un columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   Rango de celdas    
   1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
   2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.
      
      Tabla    
   3. Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. Haga clic en la flecha  del encabezado de columna.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   Seleccionar de una lista de valores de texto    
1. En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.
   La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive(Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.
   Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.
   Crear criterios    
2. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en Filtro personalizado.
   Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.
3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.
   Por ejemplo, para filtrar por texto que comience por la letra "J", escriba J y para filtrar por texto que contenga "bel" en cualquier parte del texto, escriba bel.

Subtotales en las TABLAS DE DATOS de Excel.

Subtotales en las TABLAS DE DATOS de Excel.

• Los subtotales    se calculan con una función de resumen, como Suma o Promedio, con la función SUBTOTAL. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen de cada columna.
• Los totales generales    se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen Promedio, la fila total general muestra un promedio de todas las filas de detalle de la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.

Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Este link nos llevara hacia un audio-visual tutorial de los temas expuestos:

https://goo.gl/xlyDHa